從個人資訊管理探討學位論文相關電子資料之管理行為

Abstract

本研究之目的是瞭解研究生在「學位論文研究」之情境下，如何管理個人的電子式論文研究資料，以促進日後的再利用。據此研究目的所提出之三大研究問題包括：(1)研究生如何管理論文相關電子資料？(2)「學位論文研究」情境之影響？(3)研究生對「論文相關電子資料管理」之態度為何？ 為解答所提出之研究問題，並且回應研究目的，研究者規劃了兩個研究階段：在研究階段一採用質性取向之訪談、輔助性觀察以蒐集實徵研究資料，深入探討論文資料管理行為，訪談對象共有12位，分別為5位博士（生）及7位碩士（生），皆來自不同的學科領域；在研究階段二則採用網路問卷以擴大瞭解研究生對論文資料之管理經驗，並彌補訪談資料之缺口，總計回收214份有效問卷，填答者有四成來自科學領域，三成來自社會領域，二成來自人文領域，且幾乎都是平日有上網習慣之碩士生。 綜合質量並行之研究結果，本研究的重要發現與結論如下： 在「論文資料管理行為」方面，研究生為了管理論文相關電子資料所進行之活動共有22種，這些活動分別表現出保存、組織、已知資訊搜尋及後設管理等四種特徵。研究生管理論文資料時，可能遭遇保存問題、組織問題、已知資訊搜尋問題及載體與工具問題等四大管理障礙，必須加倍投入管理成本，或重新建立管理策略方能有所改善。 影響「論文資料管理行為」之情境因素共有16項，這些因素分別表現出研究所生態、學位論文研究歷程、設備及資訊物件等四種特徵，並且分別對「論文資料管理行為」之不同層面帶來影響。其中「論文研究任務」因素對於「學位論文相關電子資料」（論文資料集合）產生顯著影響，多數受訪者在主要分類（第一階層之子資料夾）中，都設置了「參考文獻」、「論文正文」、「報告用投影片」以及「研究資料」等資料夾。 研究生普遍認知到「論文資料管理」之重要性，並且指出「組織」之目的就是為了便於「已知資訊搜尋」。多數研究生都能夠對自己的管理方式感到滿意，並且對論文資料之使用記憶有相當之自信。對於所使用之載體與工具，研究生經常感到不甚滿意，無論他們是否熟悉電腦科技。如果研究生在評估後發現，所投入的組織成本（時間、注意力、體力、金錢）未必能夠回收對等的效益，可能對論文資料之「組織」表現出一種「堪用即可」之態度。 另一方面，研究生的「資料夾目錄結構」分別有「集中式」和「扁平式」兩種不同結構型態，而他們對「整理資料的時間點」之偏好，亦可分為「預先組織」和「延遲組織」兩種不同策略，這種「分歧性」適足以說明個人資訊管理行為中的「成本交換」現象。 綜合前述研究結果，本研究建議一般電腦使用者和研究生在資料累積初期便著手開始整理，並且養成隨時監控、定期整理的習慣；建議學校、系所與學術圖書館分別針對資訊組織之概念性技能、電腦工具技能，為研究生開設論文資料管理技能講座；未來相關研究可進一步探索不同情境下之PIM最佳實務，並採用本研究所提出之「學位論文相關電子資料管理行為」概念架構予以分析、解釋；最後，建議個人資訊系統之設計者和服務提供者，以個人資訊行為模式與個人資訊管理之困難為基礎，思考設計與服務之方向，並且為電腦技能弱勢者開發更親和的友善介面和即時化的使用協助服務，造福真正需要軟體協助的人。

The purpose of this study is to investigate personal information management (PIM) behavior with electronic information in context of thesis and dissertation researches (TDR). Three research questions are proposed, (1) how does a graduate/doctoral student manage his/her electronic information of thesis? (2) how does the context of TDR influence a person’s PIM behavior? (3) what is the viewpoint of a graduate/doctoral student to PIM of TDR electronic information? Two stages were carried out. In first stage, we collected qualitative data by the method of interview and observed participants’ behaviors as well. The object was to understand participants’ PIM behaviors of TDR. 5 doctoral students and 7 graduate students in different disciplinary were recruited. In second stage, we collected quantitative data through an online questionnaire survey. The object was to verify the qualitative data and increase the credibility of the study. 214 questionnaires were valid. We proposed 22 types PIM activities of TDR electronic information, which could be induced into four facets, including Storage, Organizing, Known-item Searching, and Meta-Management. Moreover, a graduate/doctoral student had to invest more in management or re-build the management strategy to figure out the difficulties such as the problem of storage, organizing, known-item searching, and tool using he/she might encounter. 16 contextual elements was supposed to make influence on PIM activities of TDR, which could be induced into four facets, including Academic Environment, TDR Process, Facilities, and Information items. We also found that most students were aware of the importance of PIM in the process of TDR. They believed that they will take advantage of “Organized information” to refind the known-items quickly. But if they thought the cost of organizing information was too much, they just want to solve immediate problems. In general, students were proud of the ways of management. Moreover, they were often disappointed at the tools for PIM. We suggest users periodically monitor and organize their personal information. For college and academic libraries, it is suggested to establish courses of PIM skills, including conceptual skills of information management and computer softwares. For PIM researchers, “the best practice of PIM in different contexts” and “when to do meta-management” are valuable research issues. Finally, for PIM system designers and service providers, it is important to think of patterns of PIM behaviors in different contexts and help people with poor computer skills.